Email bahasa Inggris yang jelas memiliki empat bagian sederhana: baris subjek (subject line), salam (greeting), pesan (message) (biasanya satu permintaan yang jelas), dan penutup (sign-off). Kuasai keempat bagian ini dan Anda akan terdengar profesional di kotak masuk mana pun. Panduan ini memberikan frasa-frasa alami untuk masing-masing bagian — dari kasual hingga formal — serta kesalahan kecil yang harus dihindari.
Baris subjek dan salam
Buat subjek tetap singkat dan spesifik. "Question about Friday's meeting" jauh lebih baik daripada "Hi" atau "Important!" — pembaca harus tahu apa isinya sebelum mereka membukanya.
Kemudian pilih salam yang sesuai dengan pembaca:
| Salam | Tingkat Keformalan |
|---|---|
| Hi Ana, | Standar default pekerjaan (ya, "Hi" sekarang sudah profesional) |
| Hello team, | Menulis untuk kelompok/tim |
| Dear Ms. Chen, | Formal, atau kontak pertama kali |
| To whom it may concern, | Pilihan terakhir, jika Anda tidak tahu namanya |
Kalimat pembuka
Kalimat ramah yang singkat sebelum masuk ke inti masalah adalah hal yang biasa dalam bahasa Inggris — tetapi buatlah tetap singkat.
| Frasa | Nada |
|---|---|
| I hope you're doing well. | Aman dan standar |
| Hope your week's going well. | Hangat, agak kasual |
| I'm writing about... | Langsung ke inti masalah (juga bagus) |
"I hope this email finds you well" sudah menjadi agak klise — orang-orang bahkan sering menjadikannya lelucon. Ini tidak salah, tetapi memvariasikannya ("Hope you had a good weekend") atau langsung saja ke inti masalah akan terdengar lebih segar dan lebih manusiawi.
Menyampaikan permintaan Anda dengan jelas
Sebagian besar email dibuat untuk meminta satu hal. Sampaikan dengan jelas, dan berikan tenggat waktu jika Anda memilikinya.
| Frasa | Kapan harus digunakan |
|---|---|
| I'm writing to ask... | Menyatakan tujuan Anda |
| Could you send me the file by Friday? | Permintaan yang jelas dengan tanggal |
| Just following up on my email from Monday. | Pengingat yang sopan |
| Let me know if you have any questions. | Penutup yang ramah untuk permintaan tersebut |
"Just following up" adalah frasa yang perlu diingat. Ini adalah cara yang sopan dan standar untuk menagih balasan tanpa terdengar memaksa — ini berfungsi baik saat Anda menunggu rekan kerja atau perusahaan.
Lampiran dan tingkat keformalan
Saat Anda melampirkan file, "I've attached the report" terdengar alami. Anda juga akan melihat bentuk yang sangat formal "Please find attached" — tidak apa-apa untuk dikenali, tetapi Anda tidak perlu menulisnya, dan itu bisa terdengar kaku.
Hindari singkatan berkirim pesan (chatting) untuk email kerja. "u," "thx," "gonna," dan huruf kecil "asap" semuanya terlihat terlalu kasual di tempat kerja. Beberapa singkatan berhuruf besar dapat diterima dalam email profesional: FYI (for your information), ASAP (as soon as possible), EOD (end of day). Panduan kami tentang singkatan berkirim pesan memilah mana yang aman untuk pekerjaan dan mana yang tidak.
Penutup
Kalimat penutup Anda harus sesuai dengan tingkat keformalan email tersebut. Berikut adalah tangga sederhana dari yang paling aman hingga yang spesifik:
| Penutup | Kapan harus digunakan |
|---|---|
| Best, / Best regards, | Pilihan aman untuk hampir semua situasi |
| Kind regards, | Formal (sedikit lebih umum di Inggris/UK) |
| Thanks, / Thanks so much, | Saat Anda meminta sesuatu |
| Cheers, | Kasual (cenderung gaya Inggris dan Australia) |
Kemudian tambahkan nama Anda. Untuk email pertama kepada orang asing, "Best regards" tidak pernah salah.
Berikut adalah pesan singkat yang sama, dalam versi kasual dan formal, sehingga Anda dapat merasakan perbedaannya:
| Kasual | Formal |
|---|---|
| Hi Ana, Quick one — can you send Friday's notes? Thanks so much! Best, Sam | Dear Ms. Chen, I'm writing to ask whether you could send me the notes from Friday's meeting. Kind regards, Sam |
Terus belajar bahasa Inggris
Email adalah tempat kemampuan menulis bahasa Inggris Anda dinilai, jadi beberapa frasa tepercaya akan sangat membantu. Latih pembuka, permintaan, dan penutup ini di aplikasi Pretalk, dan bangun tata bahasa yang menjaga kalimat Anda tetap rapi dengan panduan tata bahasa Inggris gratis kami.
